Como a Consultoria Empresarial pode ajudar a enfrentar a crise gerada pela pandemia

Como a Consultoria Empresarial pode ajudar a enfrentar a crise gerada pela pandemia

O momento que estamos atravessando, com o fechamento das escolas de todo o país como uma medida de contenção da pandemia causada pelo Covid-19, é singular e traz consigo a necessidade de tomar decisões que jamais enfrentamos em nossa atividade. Entre elas, está a de considerar o período de suspensão das aulas como uma antecipação das férias escolares que aconteceriam no mês de julho. Outra decisão é a de realizar apenas o fechamento físico da escola e migrar as aulas para o ambiente virtual.

Como se não bastasse, ainda é preciso considerar as decisões distintas que foram adotadas pelas Secretarias Estaduais de Educação. Há locais em que a determinação foi o fechamento total das instituições; em outros, a sugestão foi de migração para o ensino virtual a distância e, em outros ainda, foi dada liberdade para que a rede privada, e cada escola individualmente, decida. Tudo isso sem falar no impacto financeiro que poderão ter, caso a decisão das famílias seja a de não pagar a escola que não esteja oferecendo seus serviços.

Com a atual crise, a nossa missão continua, e mais forte. Pequenos e médios empresários irão precisar de ajuda, e nos momentos de crise a Consultoria Empresarial é uma grande aliada para enfrentar com propriedade as dificuldades momentâneas apresentadas pelas empresas em seu negócio. Será necessário criar soluções para o cenário que se instala.

O cenário apresentado nos últimos dias pelos economistas é a de que a crise atual será a pior desde o período pós-guerra e isso se deve a previsão de longa duração, que aumentará os níveis de desemprego e poderá prejudicar a capacidade produtiva.

Embora as projeções recentes sejam bem próximas do que o panorama vivido em curto prazo, a retomada do crescimento e a saída da crise acontecerão de forma lenta, com números cautelosos.

A tímida recuperação poderá ser ajudada pelo consumo e vai demorar algum tempo para retomar a trajetória estável.

Vivemos ainda uma instabilidade política gerada pelo travamento de reformas, como a previdenciária, e o não controle de gastos por conta do Governo, especialmente as mudanças tributárias, que impactam diretamente no bolso de todos.

Por conta da Crise os consumidores em geral estão mais conservadores, pedindo descontos e parcelamentos. Para não perder o negócio a maioria dos empresários está aceitando as condições e facilitando as negociações.

O USO DO FLUXO DE CAIXA EM MOMENTOS DE CRISE

Diante deste cenário incerto, o empreendedor precisa entender bem o mercado em que atua, planejar o negócio como um todo, prever toda movimentação das entradas e saídas do seu caixa.
Assim, tomará decisões com base nas previsões do seu fluxo de caixa.

É importante ter um controle das contas a pagar e a receber bem elaborado e realista, pois tem dinâmicas totalmente diferentes. Enquanto a saída de caixa será mais previsível, nas entradas há o risco da inadimplência, cancelamentos e do atraso de seus clientes.

Ter uma boa administração das contas propicia alternativas na negociação com fornecedores, nos prazos de pagamentos, taxas e números de parcelas.

Deve-se usar o Fluxo de Caixa de forma defensiva. Há empresas que não tem nenhum controle e seu termômetro financeiro é apenas ter um saldo positivo na conta. Preocupam-se somente em vender, não analisam o resultado econômico e nem a importância do capital de giro para suportar a operação.

A empresa não deve esperar ficar em apuros para implantar uma solução eficiente, mas principalmente precisa conhecer o quanto de caixa a empresa gera. A gestão de resultados por unidades de negócio ou por centro de custo aumenta a oportunidade de ganho e minimiza os prejuízos.

Contudo, deve-se ter um controle de toda movimentação bancária mantendo o saldo do caixa positivo, utilizando um plano de contas gerencial com previsão para cada conta

A utilização correta do Fluxo de Caixa permite que o Gestor obtenha melhor entendimento da situação financeira.

O desafio mais comum do empresário em momentos de crise é equilibrar as contas para manter o Fluxo de Caixa positivo e a utilização desta ferramenta é a mais simples e útil para gerenciar as finanças.

Listamos abaixo, os principais passos iniciais essenciais para um plano de contingenciamento da crise:

Passo 1 – Entendimento do Negócio
Passo 2 – Escolha do Foco
Passo 3 – Planos de Melhoria
Passo 4 – Priorização
Passo 5 – Ação

Passo 1 – Entendimento do negócio

O primeiro passo avaliar cada área da organização, para tanto utilizaremos as ferramentas abaixo:

Diagnóstico Empresarial

Primeira etapa da consultoria o Diagnóstico Empresarial, servirá para efetuar o levantamento completo da situação atual da empresa para futuramente propor mudanças, respeitando sempre as características do negócio demonstrando as áreas que precisam de maior atenção.

Análise SWOT

Faremos uma avaliação de fatores internos verificando as forças e fraquezas e fatores externos as oportunidades e ameaças, cruzando esses elementos. A análise SWOT tem um papel fundamental de direcionamento e de entendimento para os próximos passos.

Passo 2 – Escolha do Foco

Com os resultados do Diagnóstico e da Análise SWOT teremos informações suficientes para saber exatamente em que área começar, tais como: Financeiros, Recursos Humanos, Vendas etc.

Passo 3 – Planos de Melhoria

Em cada área, atuação de forma diferente. Listamos alguns exemplos abaixo.

Financeiro

Verificar a falta de controle do fluxo de caixa, pouco controle do capital de giro, o contas a pagar e a receber ou mesmo por não ter relatórios específicos da área.

A melhor ferramenta para ter todas essas respostas é um controle financeiro completo, onde faremos análises de centro de custos, plano de contas, bancos, fornecedores e clientes.

A Consultoria Empresarial poderá aconselhar como mudança de foco em um centro de custos pouco lucrativo para outro, alertar sobre a dependência de um cliente ou mesmo para mostrar que existe necessidade de caixa no curto prazo.

Calcular o Ponto de Equilíbrio também é muito importante para uma boa análise financeira. pois teremos de forma objetiva qual a quantidade de produtos ou serviços que precisam ser vendidos para não ter prejuízo.

Ter essas respostas pode levar a sua empresa para outro patamar, você poderá mudar de foco em um centro de custos pouco lucrativo para outro, alertar sobre a dependência de um cliente ou mesmo para mostrar que existe necessidade de caixa no curto prazo.

Vendas

Se a área de finanças é a mais importante para empresas que estão desestruturadas ou que estão tendo prejuízo, a área de vendas é responsável pela maioria da procura por consultoria empresarial para empresas que tem resultados positivos, mas que querem aumentar seus resultados financeiros.

Com um Controle de Vendas adequado fica possível entender, mês a mês, o valor real vendido, a meta que havia sido estabelecida e se o resultado está sendo alcançado ou não. Esses dados vão dizer se o problema está na captação de novos clientes, em uma possível sazonalidade de um mês para outro ou mesmo na taxa de sucesso de negociações.

Recursos Humanos

Se o maior problema da empresa for na área de Recursos Humanos, serão necessários alguns cuidados para identificar exatamente qual motivo. Analisaremos os seguintes dados:

Pesquisa de Clima Organizacional
Quantidade de demissões e admissões mensais – Turnover
Avaliação de desempenho e competências
Estrutura Organizacional
Plano de Cargos e Salários

Se a sua taxa de turnover estiver muito alta, pode ser que os custos trabalhistas estejam alto. Por outro lado, podem existir reclamações relacionadas a horas extras ou falta de foco em treinamentos em uma pesquisa de clima e até mesmo um indicador grave de desempenho ruim por falhas na gestão na avaliação desse aspecto.

Estratégia

Para fechar, a última área principal que é muito comum demandar a expertise de um Consultor Empresarial é o Planejamento Estratégico. Isso ocorre porque mesmo tendo uma estrutura bem organizada, por vezes falta o foco em resultados, nos objetivos e metas mais importantes.

Passo 4 – Priorização

Independentemente da área escolhida e das estratégias delineadas, vai existir uma série de possibilidades do que fazer. É nessas horas que um consultor experiente realiza um trabalho de priorização.

Dessa forma, você vai conseguir ver um ranking do que precisa ser feito primeiro de acordo com os critérios estabelecidos.

Passo 5 – Ação

Após diagnosticar todos os problemas, entender o que pode ser feito em cada área e priorizar, chegou a hora de montar um cronograma do que será feito e calcular os custos por etapa.

Cientes de que essa decisão é individual e reflete o momento que cada instituição vive na comunidade em que atua, reforçamos nosso papel social de estimular o funcionamento das escolas e nos fortalecemos como parceiros.
Certos de que, com força e sabedoria, superaremos esse momento.

Vladimir Renato Alves é Administrador de Empresas e Pós-graduado em Finanças, Diretor da VR Alves Apoio Empresarial, Consultoria Econômica e Financeira. Uma empresa que oferece soluções financeiras que agregam valor, garantindo o crescimento sustentado, focado no resultado.

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