CHECKLIST DA DOCUMENTAÇÃO

CHECKLIST DA DOCUMENTAÇÃO

Seus controles internos, de preferência sistêmicos, garantam que:

– Todos os alunos matriculados estejam na base de geração de faturamento;

– A base de faturamento tenha total correspondência com o contrato de prestação de serviços educacionais;

– O sistema busque o valor correto para a emissão de notas fiscais;

– As notas fiscais sejam emitidas no mês de competência, ou seja, no mês da prestação do serviço;

– Haja total correspondência entre a quantidade de alunos no sistema de gestão e o número informado no GDAE (Gestão Dinâmica da Administração Escolar) da Secretaria de Educação do Estado de São Paulo;

– Haja emissão de nota fiscal para o aluno bolsista integral, inclusive;

– Haja emissão de nota fiscal para o aluno bolsista por convenção coletiva de trabalho;

– As notas fiscais sejam emitidas pelo valor bruto dos serviços quando houver descontos condicionados;

– Os valores recebidos por ocasião de reserva de vagas tenham suas notas fiscais emitidas somente no ano letivo correspondente;

– O sistema tenha relatórios que identifiquem o recebimento de boletos em um mês, mas cujo vencimento ocorreriam no mês subsequente;

– O sistema trate os acordos financeiros como baixa de título original e cadastro de uma nova cobrança;

– O sistema segregue, por relatórios, os recebimentos por cartão de débito, cartão de crédito, cheques e ou dinheiro; e que,

– O sistema garanta o acesso por alçada de competência para baixas a qualquer título. Todos os itens aqui relacionados têm impacto direto nas demonstrações contábeis. Sem o seu devido acompanhamento e qualidade nas informações, essas demonstrações podem acabar sendo mal elaboradas e apresentar dados imprecisos, comprometendo a gestão da instituição e avaliação por terceiros. Neste último ponto, podemos ter algumas consequências desagradáveis e, em alguns casos, onerosas. Como exemplo, citamos:

– Apresentação de resultado distorcido que compromete a definição de eventuais lucros a serem distribuídos aos sócios (a distribuição de eventual lucro inexistente ou abaixo daquele que seria o correto pode levar à tributação desta distribuição, o que, se estivesse correto, seria totalmente isento de impostos);

– Má gestão do faturamento e contas a receber pode indicar ausência de tributação de receitas, o que desencadearia, em eventual fiscalização, autuação da instituição;

– Dados distorcidos também afetam a análise de crédito por parte das instituições financeiras com as quais o colégio opera. Além dessas questões intrínsecas à ciência contábil e fiscal, não podemos esquecer que o contador atua também e, não menos importante, na assessoria de forma geral. Basicamente há três áreas operacionais que podem contribuir nesse sentido, ou seja, a contabilidade propriamente dita e as áreas fiscal e trabalhista. Alguns pontos que seu escritório contábil deve lhe assessorar:

– Orientar sobre a correta obediência à CLT e ou Convenção Coletiva de Trabalho no que concerne aos salários praticados, carga horária dos empregados, benefícios garantidos, isonomia salarial e outros;

– Gestão dos períodos aquisitivos de férias, evitando o acúmulo que geraria pagamento em dobro;

– Orientação sobre a correta gestão do fornecimento de EPI – Equipamentos de Proteção Individual, para as funções que couber;

– Orientação sobre a manutenção dos programas PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico e de Saúde Ocupacional);

– Orientação sobre a manutenção dos alvarás de funcionamento e de bombeiros;

– Orientação sobre os tributos e encargos incidentes sobre os serviços contratados de terceiros, até mesmo antes da contratação, permitindo que a instituição negocie os valores dos serviços com seus parceiros;

– Orientação sobre o tratamento fiscal e contábil das atividades extracurriculares (passeios pedagógicos, festa junina, aulas extracurriculares e outros);

– Orientação sobre tributação na alienação de bens patrimoniais (imóveis, veículos e outros); – Orientação sobre o tratamento fiscal e contábil de reformas e benfeitorias; e,

– Orientação sobre o cumprimento da legislação a que as entidades do terceiro setor devem atender. Tudo isso é um breve relato sobre a participação que seu escritório de contabilidade deve contribuir para a boa gestão de sua instituição, que vai além ou até mesmo antes da elaboração das demonstrações financeiras anuais.

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